Sprechstundenverwaltung mit Moodle Planer

Planer Aktivität innerhalb eines Kurses anlegen

Manchmal möchten Sie den Studierenden Sprechstunden und Beratungstermine anbieten. Diese können Sie über ihren Moodle-Kurs organisieren und koordinieren.

• Legen Sie dazu eine neue Aktivität im Kurs an und wählen Sie Planer aus.
• Wie bei allen Aktivitäten in Moodle müssen Sie zunächst einen Namen vergeben.

• Im Feld Andere Bezeichnung für Kursleiter/in können Sie eine andere Bezeichnung wählen, z.B. Dozentin, wenn Sie das möchten.
• Modus bietet zwei Optionen.
  • Eine einzige Sprechstunde bedeutet, dass die Studierenden nur eine einzige Sprechstunde innerhalb dieser Aktivität reservieren dürfen. Sobald die Sprechstunde von den Kursleitenden als „stattgefunden“ markiert wurde, ist eine weitere Buchung nicht mehr möglich.
  • Durch die Einstellung von mehr als einer Terminmöglichkeit können sich die Teilnehmenden für mehrere Termine anmelden. Dies gilt aber erst, wenn der Termin vorbei ist. Dieser Modus eignet sich für längere Zeiträume und wenn es nötig ist, dass Kursteilnehmer/-innen mehrere Termine reservieren. Grundsätzlich haben Sie aber auch immer die Möglichkeit, eine erneute Planer-Aktivität anzulegen.
• Buchung in Gruppen erlaubt einer/m Studierenden gleich für alle in der Gruppe die Buchung des Termins zu übernehmen.
• Blockierte Zeit verhindert, dass die Studierenden ihre Buchung kurz vor dem Termin ändern.
• Wenn Benachrichtigungen aktiviert ist, werden Dozierende und Studierende Benachrichtigungen erhalten, wenn Termine beantragt oder abgesagt werden.
• Unter dem Menü Buchungsformular und von Teilnehmer/innen bereitgestellte Daten können Sie festlegen, ob die Studierenden bei der Buchung des Termins noch ein Dokument oder einen Kommentar abgeben sollen. Schalten Sie allenfalls hier von Nein zu Ja.
• Möchten Sie, dass die Studierenden in Gruppen (getrennte oder sichtbare Gruppen) einen Termin buchen, müssen Sie sich als Kursleiter in jede Gruppe ebenfalls eintragen. Sonst sind die Termine für die Studierenden in den Gruppen nicht sichtbar.
• Klicken Sie auf Speichern und Anzeigen.

Termine einrichten

• Um einen Termin einzurichten, wählen Sie zunächst den entsprechenden Kurs für Ihre Sprechstunde aus.
• Klicken Sie auf den Planer mit dem Kalendersymbol.
• Nun können Sie entweder Terminserien oder Einzeltermine einrichten.

Terminserien (sich wiederholende Zeitfenster hinzufügen)

Sie können eine ganze Reihe Termine einrichten, indem Sie die Option sich wiederholende Zeitfenster hinzufügen auswählen.

• Bestimmen Sie dazu den Zeitraum der Serie (zum Beispiel von Februar bis Mai)
• Wählen Sie dann die Zeit aus (16.00-17.00 Uhr)
• Ist die Einstellung bei Überlappung erzwingen auf Nein eingestellt, verhindert automatisch Terminkollisionen.
• Unter Ort geben Sie an, wo die Sprechstunde stattfindet.
• Sollten in einem Kurs mehrere Personen Kursleitende sein, muss definiert werden, wer die Sprechstunde veranstaltet.
• Eine Sprechstunde kann unter Dauer zusätzlich noch in weitere Zeitfenster unterteilt werden, wenn z.B. auch kürzere Termine zur Verfügung stehen sollten.
• Da nicht zwingend alle Termine als Einzelsprechstunden stattfinden, können Sie auch angeben, wie viele Personen sich pro Termin anmelden dürfen.
• Wiederverwendbare Zeitfenster bleiben in der Übersicht, auch wenn eine Sprechstunde annulliert wurde und können wieder gebucht werden.
• Als zusätzlichen Service können Sie noch festlegen, dass zu einer bestimmten Zeit vor dem Termin ein Erinnerungsmail an die Teilnehmenden versendet wird.
• Studierende können mehrere Zeitfenster gleichzeitig buchen.

Einzeltermin (einzelnes Zeitfenster hinzufügen)

Das Hinzufügen von Einzelterminen funktioniert ganz ähnlich, es müssen nur entsprechend weniger Einstellungen als bei der Terminserie gemacht werden.

Übersicht der aktuellen Termine

Sobald Sie alle Zeitfenster erfasst haben, sehen Sie alle Termine in der Übersicht. Und auch gleich, wenn Studierenden bereits einen Termin gebucht haben:

1. Zeitfenster löschen
2. Zeitfenster anpassen und nach der Besprechung den Termin bearbeiten
3. Einzeltermin in Gruppentermin ändern
4. Termin absagen

Einstellungen für die Dozierenden nach dem Termin: Kommentarfeld in den Einstellungen des Zeitfensters:

Ansicht Studierende nach der Speicherung des Kommentarfelds:

Termin buchen

• Um eine Sprechstunde zu reservieren, wählen Sie zunächst das Kalendersymbol im Kurs aus. Sie erhalten eine Übersicht der verfügbaren Termine.
• Wählen Sie einen Termin klicken Sie auf Zeitfenster buchen. Der Termin ist nun definitiv gebucht.
• Sie können mehrere Zeitfenster gleichzeitig buchen, wenn dies vorgängig so eingerichtet wurde.